二奢库存从收货、评估、护理、拍摄到成交，往往经过多人协作。没有统一档案时，同一处痕迹会被重复判断，处理历史在换人后丢失，销售端也难以准确说明。有效的一物一档应让任何接手者都能还原物品经历。
档案的七个固定模块
- 基础身份：内部编号、品类、品牌、款式、颜色、尺寸和入库日期；
- 来源与流转：收货渠道、经手人、库位和状态节点；
- 附件清单：肩带、锁钥、票据、防尘袋、盒和可拆配件；
- 初始影像：六面、内里、标识、五金、四角、问题近照和侧光；
- 问题地图：部位、类型、范围、严重度、是否影响使用；
- 护理历史：项目、测试、材料批次、操作者、时间、异常和结果；
- 上架披露：仍可见问题、已处理部位、维护建议和售后边界。
收货当日：先建立原始证据
- 在拆除不必要包装前记录外观和附件；
- 使用固定背景、光线、机位拍六面照，确保颜色可比较；
- 按手柄、包口、四角、底部、五金、内里建立部位特写；
- 所有图片用“编号_日期_部位_序号”命名；
- 未经护理前不要擦掉可能影响状态判断的痕迹；
- 原始照片设置只读，不用处理后照片覆盖。
问题记录不要只写“有使用痕迹”
不够清楚
轻微磨损、整体不错、正常使用痕迹、已经护理。
可以执行
右前角约12毫米表层磨耗，侧光可见；不影响结构。手柄底部局部颜色加深，未做补色。
可以披露
写明部位、类型、范围、可见条件、处理历史和对使用的影响，让销售与买家能复核。
护理决策要留下四层记录
- 目标：改善展示、卫生处理、结构稳定，还是专项修复；
- 边界：哪些必须保留原状，哪些不能承诺完全消失；
- 过程：测试位置、产品批次、工具、用量、时间和操作者；
- 结果：同角度前后照、干燥后复查、仍可见问题和维护建议；
- 若中途暂停或更改方案，记录触发信号、复核人和客户确认。
护理档案与真假鉴定要分开
护理档案记录材质状态、使用痕迹和处理历史，不应把护理观察包装成真伪结论。若业务需要鉴定，应由对应资质和流程独立完成，并在系统中标明报告来源、日期和适用范围，避免职责混淆。
从档案生成上架披露
- 先列出仍然可见且影响购买判断的问题；
- 再列出已经完成的清洁、养护、补色、边油或结构处理；
- 明确哪些照片是处理前、哪些是处理后；
- 描述当前使用影响，不用“完美”“无痕”等绝对词；
- 由护理人员核对技术信息，销售人员核对页面一致性；
- 成交时保存客户看到的页面版本和交付状态。
常见问题
图片很多，怎样避免档案太乱？
统一编号、部位字典和命名规则，并把原始、过程、验收、上架分成四组。关键不是数量，而是同一角度可比较。
护理材料批次有必要记录吗？
有。出现色差、发黏或耐久问题时，批次与用量能帮助追溯原因，也支持门店质量复盘。
NEXT STEP
把当前问题交给正确的下一步
先按文章完成记录与风险分流；需要进一步判断时，可提交照片与处理历史咨询。